Hver og einn grunnskóli er ábyrgðaraðili persónuupplýsinga nemenda skólans og foreldra þeirra.

Ef þú hefur spurningar varðandi meðferð persónuupplýsinga barna þinna getur þú haft samband við skólastjóra grunnskólans eða persónuverndarfulltrúa Reykjavíkurborgar.

Persónuverndarfulltrúi Reykjavíkurborgar er Dagbjört Hákonardóttir, lögfræðingur á skrifstofu borgarstjóra og borgarritara.

Verkefni persónuverndarfulltrúa er að sinna eftirliti með reglufylgni og aðstoða ábyrgðaraðila og vinnsluaðila við að fylgja persónuverndarlöggjöfinni. Einstaklingar sem óska upplýsinga um vinnslu persónuupplýsinga hjá Reykjavíkurborg sem og leiðbeininga um hvernig þeir geta neytt réttar síns samkvæmt ákvæðum laganna, geta beint erindum sínum til Dagbjartar í gegnum netfangið personuverndarfulltrui@reykjavik.is eða í síma 411-1111.

Samkvæmt lögum um grunnskóla nr. 91/2008, með síðari breytingum, er skólaskylda á grunnskólastigi að jafnaði í tíu ár, en getur verið skemmri. Öllum börnum, að jafnaði á aldrinum 6 -16 ára er skylt að sækja grunnskóla. Foreldrar gæta hagsmuna barna sinna á skólaskyldualdri.
Foreldrum er skylt að veita grunnskóla upplýsingar um barn sitt sem nauðsynlegar eru fyrir skólastarfið og velferð barnsins samkvæmt 18. gr. laga um grunnskóla. Um persónuupplýsingar sem þannig er aflað eða fylgt hafa barni úr leikskóla er krafist fullrar þagnarskyldu og málsmeðferðar í samræmi við gildandi lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Foreldrum skal gerð grein fyrir þessum upplýsingum. Meðferð upplýsinga skal vera á hendi skólastjóra eða annarra sérfræðinga á vegum sveitarfélagsins samkvæmt nánari ákvörðun þess.
Á grundvelli laga um grunnskóla hefur verið sett reglugerð nr. 897/2009 um meðferð, eyðingu og miðlun upplýsinga og um rétt foreldra til aðgangs að upplýsingum um börn sín auk þess sem í gildi eru fleiri reglugerðir sem tengist vinnslu persónuupplýsinga nemenda svo sem reglugerð um skil og miðlun upplýsinga milli leik- og grunnskóla nr. 896/2009, með síðari breytingum.

Um rétt foreldris sem ekki fer með forsjá barns til upplýsinga um barn sitt samkvæmt þessum lögum fer samkvæmt fyrirmælum 52. gr. barnalaga, nr. 76/2003.

Af og til eru teknar og birtar myndir og myndskeið af nemendum á grundvelli samþykkis foreldra. Myndirnar eru notaðar til að veita foreldrum og nemendum innsýn í þá starfsemi sem fram fer í skólanum og kann það að vera birt á vefsíðu skólans eða öðrum opinberum vettvangi.
Í starfsemi skólans eru jafnframt teknar myndir og myndskeið af nemendum í tengslum við verkefnavinnu nemenda auk þess sem tekin er mynd af þeim til að hafa í rafrænu upplýsingakerfi skólans.

Allir grunnskólar landsins sem eru ábyrgðaraðilar og hafa til samræmis við framangreint heimild á grundvelli 1. mgr. 9. gr. og 1. mgr. 11. gr. persónuverndarlaga til vinnslu persónuupplýsinga um nemendur.

Um er að ræða grunnupplýsingar um nemanda, þ.e. nafn, kennitölu, heimilisfang, netfang, símanúmer og upplýsingar um nánustu aðstandendur, ljósmyndir, myndskeið, einkunnir, námsmat, fjarvistir, heimavinnu og almenna umfjöllun um atburði sem eiga sér stað á skólatíma.
Jafnframt er um að ræða viðkvæmar persónuupplýsingar, t.d. um greiningar eða heilsufar, um nemendur eða aðstandendur þeirra í rafræn upplýsingakerfi til samræmis við skilgreiningu laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 á hugtakinu.

Vinnsla nær til eftirfarandi flokka skráðra einstaklinga: Grunnskólabörn, forsjáraðila og starfsmenn ábyrgðaraðila, sem og hverja þá flokka skráðra einstaklinga sem ábyrgðaraðili ákveður að vinnsla þurfi að ná til.

Upplýsingar um nemendur berast frá foreldrum í gegnum Rafræna Reykjavík en þaðan fara umsóknir um skólavist í rafrænt upplýsingakerfi skólans. [Grunnskólinn tekur mynd af nemandanum og setur í rafræna upplýsingakerfið]. Starfsfólk skráir upplýsingar frá foreldrum og skráir sjálft í kerfið upplýsingar í tengslum við nám barnsins. Upplýsingar geta jafnframt borist frá fyrri leikskóla barnsins, fyrri skóla, frá heilsugæslu, læknum eða öðrum aðilum.

Útbúnar eru persónumöppur sem geymdar eru á öruggum stað fyrir hvern nemanda skólans . Í persónumöppuna er safnað skjölum er varða viðkomandi nemanda á námstíma hans í skólanum.

Starfsfólk grunnskólans sem þarf á upplýsingum að halda vegna starfa sinna hefur aðgang að upplýsingunum. Jafnframt hefur starfsfólk skrifstofu skóla- og frístundasviðs aðgang að upplýsingum í tengslum við innheimtu gjalda vegna mötuneytisþjónustu auk þess sem grunnskólar geta leitað ráðgjafar hjá skrifstofu skóla- og frístundasviðs í tengslum við einstök mál.

Fái nemandi ekki fullnægjandi aðstoð vegna fötlunar, sjúkdóms eða námslegra, félagslegra eða tilfinningalegra erfiðleika getur máli verið vísað til nemendaverndarráðs skólans.

[Foreldrar hafa aðgang að bekkjarlista í rafrænu upplýsingakerfi skólans með nöfnum bekkjarfélaga barna sinna ásamt tengiliðaupplýsingum, svo sem nöfnum foreldra, netföngum þeirra og símanúmerum. Þessar upplýsingar má eingöngu nýta í þágu velferðar hlutaðeigandi barna. ]

[Foreldri getur fjarlægt aðgang að upplýsingum um sig, hvort sem er í heild eða hluta, með því að fara í „stillingar“ í rafræna kerfinu NAFN KERFIS]

[Við skólann er starfandi foreldrafélag en formaður félagsins fær afhentan lista yfir foreldra barna í skólanum með kennitölum foreldra í þeim tilgangi að innheimta félagsgjöld. ]

[Ef nemandi nýtur þjónustu frístundaheimilisins er miðlað upplýsingum til frístundaheimilisins um fjarveru nemandans í skólanum].

Við flutning nemenda milli grunnskóla skal skólastjóri þess skóla sem nemandinn var í sjá til þess að nauðsynlegar persónuupplýsingar um nemanda flytjist með tryggum og öruggum hætti til viðtökuskóla. Ef ekki liggja fyrir upplýsingar um viðtökuskóla verða gögn ekki send fyrr en beiðni viðtökuskóla hefur borist.

Í grunnskólum er unnið að forvarnastarfi með skimunum og athugunum á nemendum til að tryggja þeim kennslu og námsaðstoð við hæfi í samvinnu við sérfræðinga þjónustumiðstöðva Reykjavíkurborgar og aðra sérfræðinga. Auk þess fara fram greiningar á nemendum sem eiga í sálrænum eða félagslegum erfiðleikum sem hafa áhrif á nám þeirra. Allar athuganir á vegum skóla sem varða einstaka nemendur skulu gerðar í samráði við og með samþykki foreldra. Greina skal foreldrum frá niðurstöðum slíkra athugana.

Skólastjóra eða öðrum sérfræðingum á vegum sveitarfélags er heimilt að miðla, að fengnu samþykki foreldris, nauðsynlegum persónuupplýsingum um einstaka nemendur til framhaldsskóla. Með samþykki er átt við upplýst samþykki samkvæmt persónuverndarlögum nr. 90/2018.

Starfsfólki grunnskóla og öðrum sem koma að málefnum nemenda ber að gæta fyllstu þagmælsku um hagi barna og foreldra þeirra sem það fær vitneskju um í starfi sínu og leynt skal fara samkvæmt 2. mgr. 12. gr. laga um grunnskóla.

Grunnskólinn notar rafræna upplýsingakerfið [nafn kerfis] á grundvelli vinnslusamnings sem það hefur gert við [nafn fyrirtækis].

Komið getur til þess að grunnskóla beri að afhenda gögn á grundvelli stjórnsýslulaga nr. 37/1993, upplýsingalaga nr. 140/2012 eða barnaverndarlaga nr. 80/2002, með hliðsjón af 2. mgr. 17. gr. persónuverndarlaga nr. 90/2018.

Þegar upplýsingarnar berast í gegnum Rafræna Reykjavík eru þær skráðar í rafrænt upplýsingakerfi skólans sem er gagnagrunnur sem hýstur er af [nafn fyrirtækis].

Í lok hvers skólaárs yfirfer umsjónarmaður skjalasafns persónumöppur nemenda og gætir þess að öll gögn varðandi nemendur hafi verið prentuð út og sett í persónumöppur.

Grunnskólar eru skilaskyldir aðilar samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn, nr. 77/2014. Af því leiðir að þeim er óheimilt að eyða skjölum og gögnum sem þeim berast eða verða til hjá þeim, nema að fengnu leyfi Þjóðskjalasafns Íslands. Í skilaskyldu felst jafnframt að öllum skjölum og gögnum sem berast leikskólunum eða verða til hjá þeim, skal skilað til Borgarskjalasafns sem síðan skilar þeim til Þjóðskjalasafns Íslands þar sem þau eru geymd til framtíðar. Nánari upplýsingar um Borgarskjalsafn má finna á vef safnsins: : https://skjalasafn.is/S

Miðað skal við að persónumöppum nemenda sé skilað á Borgarskjalasafn um 10 árum eftir
að nemandi útskrifast eða fluttist í annan skóla.

Einstaklingur hefur rétt á því að fá staðfestingu frá Reykjavíkurborgar um hvort verið sé að vinna persónuupplýsingar er varða hann sjálfan og ef svo er rétt til aðgangs að persónuupplýsingunum og að upplýsingum um eftirfarandi atriði:

• tilgang vinnslunnar
• viðkomandi flokka persónuupplýsinga
• viðtakendur eða flokka viðtakenda sem fengið hafa eða munu fá persónuupplýsingarnar í hendur
• hversu lengi fyrirhugað er að varðveita persónuupplýsingarnar
• að fyrir liggi réttur til að fara fram á það við velferðarsvið Reykjavíkurborgar að láta leiðrétta persónuupplýsingar, eyða þeim, takmarka vinnslu eða andmæla vinnslu.
• réttinn til að leggja fram kvörtun hjá eftirlitsyfirvaldi
• ef persónuupplýsinganna er ekki aflað hjá hinum skráða, allar fyrirliggjandi upplýsingar um uppruna þeirra
• hvort fram fari sjálfvirk ákvarðanataka, þ.m.t. gerð persónusnið.
Sama rétt hefur skráður aðili.
Upplýsingar sem veittar eru skulu vera án endurgjalds. Séu beiðnir frá einstaklingi augljóslega tilefnislausar eða óhóflegar, einkum vegna endurtekningar, er Reykjavíkurborg heimilt að setja annað hvort upp sanngjarnt gjald með tilliti til kostnað við upplýsingagjöfina eða að neita að verða við beiðninni.

Einstaklingur á rétt á að fá óáreiðanlegar persónuupplýsingar er varða hann sjálfan leiðréttar af Reykjavíkurborg og láta fullgera ófullkomnar persónuupplýsingar. Persónuverndarfulltrúi veitir nánari leiðbeiningar til einstaklinga vegna þessa.

Réttur til eyðingar á gögnum gildir ekki varðandi umsóknir og mál er varða grunnskóla Reykjavíkurborgar. Ástæðan er sú að vinnsla persónuupplýsinga er talin nauðsynleg til að uppfylla lagaskyldu sem hvílir á sviðinu, sem og vegna skyldu grunnskóla til skila á skjölum samkvæmt ákvæðum laga um opinber skjalasöfn nr. 77/2014. Skjölum verður því ekki fargað nema að fengnu sérstöku leyfis þjóðskjalavarðar samkvæmt 1. mgr. 24. gr. sömu laga. Öll gögn eru afhent Borgarskjalasafni til varðveislu ef engin hreyfing hefur verið á máli einstaklinga í 30 ár. Þó skulu skjöl og önnur gögn á rafrænu formi afhent að jafnaði eigi síðar en þegar þau hafa náð fimm ára aldri.

Í ákveðnum tilvikum er hægt að krefjast þess að Reykjavíkurborg takmarki vinnslu á persónuupplýsingum. Þetta getur átt við ef hinn skráði véfengir að persónuupplýsingar séu réttar, eða ef talið er að vinnsluna skorti lagastoð. Almennt áskilur Reykjavíkurborg þó að einstaklingar afli staðfestingar á réttum upplýsingum áður en til takmörkunar þeirra kemur. Ef til takmörkunar vinnslu kemur skal einungis vinna slíkar persónuupplýsingar á grundvelli samþykkis skráðs aðila. Almennt er þó Reykjavíkurborg skylt að varðveita öll skjöl sem orðið hafa til við vinnslu persónuupplýsinga, með þeim undantekningum sem að framan greinir.

Komi til þess að takmörkun vinnslu verði aflétt skal Reykjavíkurborg tilkynna hinum skraða um það áður, og eftir atvikum veita honum færi á að hreyfa andmælum í samræmi við málsmeðferðarreglur stjórnsýslulaga.

Eigi skráður aðili rétt til að andmæla vinnslu persónuupplýsinga er varða hann sjálfan skal ekki vinna persónuupplýsingar frekar nema að sýna fram á mikilvægar lögmætar ástæður fyrir vinnslunni sem ganga framar hagsmunum, réttindum og frelsi hins skráða. Sama gæti átt við ef þarf að stofna, hafa uppi eða verja réttarkröfu.

Sé réttur til að flytja eigin gögn fyrir hendi, skal afhenda skráðum aðila persónuupplýsingar er varða hann sjálfan, á skipulegu, algengu, tölvulesanlegu sniði til að senda til annars ábyrgðaraðila.

Sérhver einstaklingur skal, án þess að það hafi áhrif á önnur stjórnsýslu- eða réttarúrræði, hafa rétt til að leggja fram kvörtun hjá eftirlitsyfirvaldi. Persónuvernd skal upplýsa kvartanda um framvindu og niðurstöður kvörtunar, m.a. möguleikann á að höfða mál fyrir dómstóli vegna lagalega bindandi ákvörðunar Persónuverndar sem hann varðar.